通过节约纸张保护森林资源和水资源
企业实施文件管理外包服务后，通常会部署文件管理软件解决方案，实施鼓励双面打印、多合一打印等节约纸张的措施，并辅以相应的管理制度，从而使客户在工作习惯改变较小的情况下，减少不正确的使用和浪费，方便地实现印量的压缩，从而节省大量纸张，通常可节省20%+。对于规模达到5,000人，年印量800万印的大型企业客户，以压缩印量20%计，在5年合同期内，文件管理外包服务可以帮助客户节省纸张800万印，不当节省了大量成本，还同时相当于保护约700棵大树（制成原木后直径16公分、8米长，生长期15年）不受砍伐，相当于保护约30亩森林。
节约能源消耗
打印机和复印机在待机状态下耗能不多，但在工作状态的能耗是比较高的，功率经常达到1000瓦以上。梅杰文件管理外包服务可以帮助客户减少打印和复印输出量，从而通过减少打印机和复印机的工作而节约了大量电力；并通过减少纸张耗用，而减少了纸张生产过程中消耗的能源。
减少固体废弃物排放
打印机的使用过程中，会产生大量的废旧硒鼓、碳粉盒、包装物等固体废弃物。根据有关数据，激光打印机每打印10万印，会产生固体废弃物135磅（约71.2公斤）。在传统的文件输出管理模式下，大量的废旧硒鼓、碳粉盒、包装物等被当作垃圾处理，难以得到有效的回收，从而增加了垃圾的排放量，并因此导致环境污染、占用土地资源等一系列环境问题，形成较大的负面影响。
保护员工健康
由于文件管理外包服务带来文件输出量减少，并因此减少了电力消耗，也相应减少了对应电力生产所排出的CO2、SO2、SOX、NOX的数量。文件设备在工作过程中会排出的臭氧、苯乙烯、TVOC、粉尘等，对人体有潜在的威胁；而外包服务后，由于大量生产力低的小型设备被集中更换为高生产力的多功能一体化设备，设备数量大幅减少，同时会对设备进行重新布局，尽量远离人体，因此大幅减少了臭氧、苯乙烯、TVOC、粉尘等对员工健康的潜在威胁，为员工创造健康的工作环境。综上所述，可以看到，文件管理外包服务将给客户带来明显的环保、健康效益。而且，这一环保效益的取得并不需要客户进行投入：文件管理外包服务给客户带来的核心价值是节约文件处理成本；而客户在成本下降的同时，还额外获得了环保和健康的效益。正是由于具有节约、高效、环保、健康的多项综合效益，文件管理外包服务在发达国家已经比较普及。据国统计，2006年世界500强中已经有85%采用了文件外包或部分外包。
